Morgondagens möten

Nyfiket fortsätter jag utforska framtiden. Idag genom att delta i Morgondagens möten, en webb-konferens arrangerad av Informationsteknik, Inadra och Mötesutveckling. Konferensen modererades av Fredrik Bauer från Mötesutveckling och hölls i plattformen Jirango, vilket var en mycket trevlig upplevelse.

Förmiddagen delades upp i tre delar var av den första handlade om just framtidsspekulation: Hur kan vi tänka oss om hur möten ska vara i framtiden. Den andra delen handlade om ledarskapet i mötet i framtiden och den tredje om rent tekniska lösningar. 

Att mötes- och företagskulturen kommer att se annorlunda ut i framtiden var alla överens om. Att trygghet och flexibilitet blir ännu viktigare på arbetsplatsen förutspåddes och undersökningar som Mötesutveckling gjort både före och efter Covid visade att ledare och anställda inte har samma behov och förväntningar på mötet: För chefer finns den ytterligare aspekten av ansvar för medarbetares välbefinnande och arbetsmiljö, vilket många chefer känner är svårt att upprätthålla i den nuvarande situationen. 

Flera gånger poängterades hur mötens syfte och organisation förändrats, en förändring som påbörjats redan före Covid. Att ett mötes syfte och förutsättningar ska framgå redan i inbjudan har blivit standard. Lena Lid Falkman från Stockholms universitet berättade om ett stort läkemedelsföretag som t o m skapat en egen logotyp för "promenadvänliga möten", dvs möten där man kanske inte behöver sitta uppkopplad med kamera för att delta. Jacob Norrby och Johanna Danielsson pratade om hybridmöten som en mötesform som kommer att bestå, vilket den förra välkomnade ur en demokratisynpunkt: Fler får möjlighet att delta och ta del av information och tekniken gör det möjligt att interagera även på avstånd.

Framtiden för konferensindustrin diskuterades och att man förmodligen i fortsättningen kommer att se en tydligare uppdelning av möten med olika syften. Tekniken har funnits länge, men nu har man börjat använda den fullt ut i många branscher, t ex genom att erbjuda digitala mässor med 3D-miljöer för försäljning och information. Danielsson och Norrby såg olika scenarion framför sig: Norrby förutspådde att konferensanläggningar utanför städer skulle få det svårt eftersom människor inte längre är beredda att åka bort för att mötas, medan Danielsson istället såg framför sig mervärdet i att faktiskt åka bort och träffas utan uppkoppling. De var dock överens om att mervärdet i digitala möten och konferenser blir än viktigare.

Kenth Larsson på Stockholm Waterfront berättade om de förändringar man gjort i sin verksamhet det senaste året och tillsammans med Kicki Levenhaubt diskuterade han kring beställarkompetens: Digitala konferenser och hybrid-möten är inte nödvändigtvis billigare och det gäller för beställaren att vara tydlig med vad man vill ha och kreativ kring vad för mervärde man vill kunna erbjuda. I princip kan man med planering lösa allt, men tekniken kräver att man är välplanerad och har ett tydligt syfte. Johanna Danielsson och Fredrik Bauer tänkte kring hur det mellanmänskliga mötets vikt består, och att vi fortsatt kommer att ha behov av att träffas fysiskt för rent kreativt utbyte, för teambuilding och för att kunna ta hand om "surdegar" som kräver att ledningen ser medarbetarnas reaktion på t ex omorganiseringar eller tråkiga besked. 

Delaktighet är en av utmaningarna i digitala möten, vilket också kommer att vara en utmaning i hybridmötessituationen. Vi multitaskar gärna i digitala möten och Lena Lid Falkman påpekade vikten av att verkligen visa att man lyssnar, kanske genom att visa händerna i mötet och vara noga med att titta in i kameran. Hon hänvisade till en undersökning från Stanford University som visar att vi många gånger blir kognitivt överlastade genom att hela tiden ha alla mötesdeltagarna framför oss hela tiden och framför allt genom att hela tiden se oss själva i bild, men det påpekades också att de allra flesta mötesplattformarna idag har möjligheten att ta bort sig själv ur bild men behålla kameran på för övriga deltagare.

Annicka Dickson Hartman från Arbetsplatsen i fokus talade om mötet som strategiskt verktyg och även om själva arbetsplatsen som strategiskt verktyg. Arbetsplatsen är inte bara en arkitektonisk angelägenhet utan man behöver ta in även andra professioner när man designar framtidens arbetsplatser, t ex beteendevetare och mötesutvecklare. Det är tydligt att skiftet till hemarbete i många fall fått chefer att må dåligt av bristen på kontroll samtidigt som medarbetarlojaliteten i många fall har ökat, eftersom man upplever att målstyrningen givit mer autonomitet och att man känner förtroende från chefen.

Markus Boij, Annie Petersson och Jens Blomhage diskuterade tekniska lösningar och konstaterade att "det ska vara lätt att göra rätt" och att även tekniken måste vara flexibel, men förespråkade också tydlig styrning av tekniska investeringar: Det är ingen idé att investera i dyr utrustning om lokalerna är fel och det inte finns kunskap och support för hur man ska använda den.

Allt som allt var det en oerhört givande förmiddag! Bilden illustrerar nog tydligt fördelen med den här typen av konferenser.